你可以针对形状、图片、图表、SmartArt 图形或 Office 文档中的其他对象创建可选文字(替换文字)。 替换文字可帮助有视觉障碍的用户了解图片和其他图形内容。 当有人使用屏幕阅读器查看文档时,就会听到替换文字;如果没有替换文字,他们将会仅知道有一个图片,但不知道图片显示的是什么。
利用本文中的步骤,了解如何向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字。
若要了解如何编写可选文字,请参阅编写有效的替换文字所需了解的所有内容。
添加替换文字
执行下列操作之一:
右键单击相应对象,然后选择“
编辑替换文字”。
选择相应对象。 选择“
格式”>“
替换文字”。
注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。
在“
替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。
将视觉对象标记为装饰
如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。 你可以在 Excel、PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰。
若要打开“
替换文字”窗格,请执行下述操作之一:
右键单击图像,然后选择“
编辑替换文字”。
选择图像,选择“
格式”>“
替换文字”。
选中“
装饰”复选框。 文本输入框将会灰显。
开启和关闭自动替换文字
如果不希望将自动生成的替换文字添加到插入的图片中,可以关闭自动替换文字选项。 如果以后改变了主意,你可以轻松地将其重新打开。
选择“
文件”>“
选项”>“
轻松访问”。
在“
自动替换文字”部分中,选择或取消选择“
自动为我生成替换文字”选项,然后选择“
确定”。
Excel 2019、Outlook 2019、PowerPoint 2019 和 Word 2019
添加替换文字
执行下列操作之一:
右键单击相应对象,然后选择“
编辑替换文字”。
选择相应对象。 选择“
格式”>“
替换文字”。
注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。
在“
替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。
提示: 节省时间并向对象添加系统生成的替换文字。 在“
替换文字”窗格中,选择“
为我生成说明”。 在“
让 Office 更加智能”对话框中,选择“
开启”。 然后,编辑自动替换文字,使其更加适合所对应的内容。
将视觉对象标记为装饰
如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。 应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。 使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。
若要打开“
替换文字”窗格,请执行下述操作之一:
右键单击图像,然后选择“
编辑替换文字”。
选择图像,选择“
格式”>“
替换文字”。
选中“
装饰”复选框。 文本输入框将会灰显。
Excel 2016/2013、Outlook 2016/2013、PowerPoint 2016/2013 和 Word 2016/2013
执行下列操作之一:
如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,请右键单击该对象,再单击“
设置对象格式”、“
设置图片格式”、“
设置图表??区域格式”或其他,然后单击“
可选文字”。
注意: 在其中单击“
替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。
若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。
如果是 Excel 数据透视表,右键单击该表,指向“
数据透视表选项”,然后单击“
替换文字”。
在“
说明”框中,输入形状、图片、图表、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。 此框为必填项。
提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“
标题”和“
说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。
如果需要,请在“
标题”框中输入简短摘要。 仅当要在“
说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。
注意: 除非图表很复杂,否则通常只需在“
说明”框中输入文字。 当需要说明复杂的内容时,填写“
标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。
注意:
如果经常需要向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字,可将“
替换文字”命令添加到快速访问工具栏,以为其创建快捷方式。
若要通过“
快速访问工具栏”使用“
替换文字”命令,请选择形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,单击该工具栏按钮,然后添加替换文字。
在功能区的左上角,单击“
自定义快速访问工具栏”
。
单击“
其他命令”>“
从下列位置选择命令”>“
不在功能区中的命令”。
单击“
替换文字”>“
添加”。
Excel 2010、Outlook 2010、PowerPoint 2010 和 Word 2010
执行下列操作之一:
如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形对象,请右键单击该对象,再单击“
设置对象格式”,然后单击“
替换文字”窗格。
若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。
如果是 Excel 数据透视表,右键单击该表,指向“
数据透视表选项”,然后单击“
替换文字”。
在“
说明”框中,输入形状、图片、图表、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。 此框为必填项。
如果需要,请在“
标题”框中输入简短摘要。 仅当要在“
说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。
注意: 除非图表很复杂,否则通常只需在“
说明”框中输入文字。 当需要说明复杂的内容时,填写“
标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。
注意:
如果经常需要向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字,可将“
替换文字”命令添加到快速访问工具栏,以为其创建快捷方式。
若要通过“
快速访问工具栏”使用“
替换文字”命令,请选择形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,单击该工具栏按钮,然后添加替换文字。
在功能区的左上角,单击“
自定义快速访问工具栏”
。
单击“
其他命令”>“
从下列位置选择命令”>“
不在功能区中的命令”。
单击“
替换文字”>“
添加”。